Mediedebat om obligatorisk aflevering af årsrapporter i XBRL

Der har de seneste dage været en debat i medierne om XBRL.

Debatten handler om hvor lang frist der er før det bliver obligatorisk, at aflevere af årsrapporter i XBRL for regnskabsklasse B. Det centrale budskab i debatten er, at der er betydelig risiko for, at de berørte virksomheder, revisorer og it-leverandører ikke kan nå at blive klar.

Det er bemærkelsesværdigt, at alle indlæg indtil videre har været positive eller enddog meget positive overfor de fordele som digitale årsrapporter giver. Hvis det blot indføres med rimelig frist.

Debatten er startet efter at E&S den 1. marts 2010 orienterede revisorforeningerne om, at E&S har fremsendt et oplæg til Erhvervsministeren om, at det skal være obligatorisk at aflevere årsrapporter i XBRL fra 1. januar 2011.  Alle årsrapporter for kalenderåret 2010 bliver dermed omfattet. 
Se omtale i vores tidligere nyhed.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har ikke meldt nogen frist ud endnu. Det sker først når ministerens beslutning foreligger senere på året.

Debatindlæg

Følg debatten via nedenstående links. Disse vil så vidt muligt blive ajourført når der er nye indlæg og eventuel afklaring.

  5. marts 2010 Krav om digitale regnskaber fra 2011?

  8. marts 2010 Interview af FRRs Formand i tv2 News. Se link nedenfor.

  9. marts 2010 Revisorer advarer mod IT-kaos (med link til tv2 news)

  9. marts 2010 Digitale regnskaber kan give kaos

10. marts 2010 Digitale regnskaber, brev til økonomi- og erhvervsministeren

10. marts 2010 FSR opfordrer minister til ikke at haste krav om digitale regnskaber igennem 

12. marts 2010 Ny regnskabspraksis kan føre til kaos

15. marts 2010 Dorte Tofts blog:
Risikabelt lynkrav fra E&S efter forsinket it-projekt med kursskifter undervejs

Baggrund for debatten

Hvorfor kommer debatten nu? Og hvad er egentligt baggrunden?

XBRL Danmark har siden foreningens stiftelse i 2004 løbende været i dialog med Erhvervs- og Selskabsstyrelsen om deres XBRL projekt. Dette har været helt oplagt, da det er spydspids projektet indenfor XBRL i Danmark og direkte årsag til at E&S var meget aktivt involveret ved foreningens stiftelse.

På basis af de mange drøftelser i medlemskredsen og med øvrige berørte parter, har det længe stået klart, at en officiel udmelding af en deadline for obligatorisk aflevering af årsrapporter i XBRL er afgørende for, at de berørte branchegrupper tager de nødvendige skrift mod aflæggelse af digitale årsrapporter.

Manglen på en officiel deadline har medført en "hønen og ægget" problemstilling, hvor de forskellige interessenter har ventet på hinanden. 

Hvor står interessenterne?

It leverandører af finanssystemer og regnskabsudarbejdelsesværktøjer.
De fleste it leverandører har været meget henholdende med investering i XBRL klargøring af deres software før de kan være sikre på, at der er en markedsefterspørgsel som berettiger investeringerne. 

For at minimere udviklingsomkostningerne, har de fleste afventet E&S's tekniske færdiggørelse af E&S' modtagesystem samt regnskabstaxonomi. Der er en klar fordel ved at foretage systemtilpasningerne efter E&S's løsning er færdig, da softwareleverandørene dermed kan begrænse udviklingsomkostningerne til kun at omfatte de dele af XBRL teknologien, som E&S vælger at anvende.

3 systemleverandører der er medlem af XBRL Danmark, har som de stort set eneste i Danmark investeret i XBRL teknologi. Dette er dog sket med stor forsigtighed, da de ikke har oplevet nogen efterspørgsel hos deres kunder og fordi de har afventet færdiggørelsen af E&S modtagesystem og regnskabstaxonomi.

Når E&S senere i marts 2010 frigiver regnskabstaxonomien for regnskabsklasse B, C og koncernregnskaber, introduceres en ny XBRL teknologi kaldet dimensions. Dette vil kræve system- og regnskabsmodel tilpasninger i større eller mindre omfang hos hver leverandør.

Hvis den halvdel af revisorne der i dag bruger Excel eller Word baserede modeller til regnskabsopstilling vælger at skifte til et dedikeret regnskabsproduktionssystem, vil det kræve en betydeligt kapacitetsudvidelse hos de nuværende leverandører eller tilgang af nye leverandører på markedet for at alle revisorer kan få en løsning til tiden.

Virksomhederne
Der er ikke stor interesse for XBRL teknologien hos de virksomheder (regnskabsklasse B), som først rammes af kravet om indberetning i XBRL.

Hovedparten har outsourcet udarbejdelsen af deres officielle årsrapport til deres revisor, et regnskabsbureau eller en regnskabskyndig. Disse virksomheder har en forventning om, at XBRL er noget leverandøren tager sig af. Forståelsen for et særligt XBRL-tillæg til den pris/tilbud der er givet på regnskabsudarbejdelsen, vil være meget begrænset.

Interessen for virksomhedens eget officielle årsrapport er i det hele taget begrænset i denne gruppe. I disse krisetider er interessen dog klart stigende, fordi mange virksomhederne skal bruge årsrapporten  overfor kreditorerne for at kunne fastholde de nødvendige kreditfaciliteter. I opgangsperioden før finanskrisen, var interessen til gengæld meget lav, da kreditter var meget nemme at opnå.

Størstedelen forventes ikke at ville investere aktivt i XBRL opgradering af virksomhedens software. En del vil får XBRL via opdateringer fra deres it leverandør i forbindelse med en regelmæssig system opdateringer.

De virksomheder der selv udarbejder deres årsrapport efter regnskabsklasse B, vil kunne anvende E&S' planlagte regnskabsindtastningssystem til at indberette i XBRL uden egen investering. E&S' system giver første omgang ikke mulighed for at mere end en person kan indtaste, kontrollere og godkende afleveringen af det indtastede regnskab. Virksomheden skal som hidtil, selv dokumentere sammenhængen fra bogføringen til det opstillede regnskab. Det må derfor forventes, at de fleste virksomheder først opstiller årsrapporten uden brug af E&S' system, får det godkendt på Generalforsamlingen og derefter indtaster eller kopierer hvert enkelt regnskabstal og regnskabstekst ind i E&S' løsning.  

Revisorer og regnskabsbureauer
Markedsanalyser viser, at revisorer, herunder regnskabsbureauer, står for udarbejdelsen af langt over halvdelen af samtlige årsrapporter der skal afleveres til E&S. Alle i denne gruppe anvender derfor it løsninger for at kunne overholde lovkrav og for at effektivisere deres produktion af regnskaber og revisioner.

Mulighederne for effektivisering og kvalitetssikring ved brug af XBRL har medført, at revisorerne er den mest aktive branche i udviklingen af XBRL. Det gælder både i i Danmark og internationalt. De revisorrepræsentanter der deltager i XBRL arbejdet, er dog sjældent dem som til dagligt står for den direkte kundebetjening. Det er ofte revisorer som i forvejen er engageret i udvikling af faglige metoder, standarder, systemer, nye forretningsområder mv. og arbejder typisk i specialafdelinger i de store revisionsfirmaer, i revisorforeningerne eller på uddannelsesinstitutioner.

Den praktiserende revisor som dagligt betjener kunder, har et noget andet fokus på XBRL. Her er det sikkerheden for at systemerne kan betjenes af medarbejderne med stor sikkerhed for effektiv produktion og stabil kvalitet i alle rutineopgaver der tæller. Kvaliteten ses i forhold til overholdelse af lovkrav til regnskaber, til revisionen af regnskaberne samt deadlines i forhold til aftaler med kunderne.

Hvis XBRL kan implementeres i systemerne og arbejdsprocesserne, så de enten bliver mere effektive eller giver øget kvalitet, er det velkomment hos de pratiserende revisorer. Forudsat investeringen står mål med afkastet. 

Forskelle på behov for investering og afkast afhænger i høj grad af hvilke systemer den enkelte revisor anvender.

• Omkring halvdelen af årsrapporterne i Danmark udarbejdes i egentlige regnskabsproduktionssystemer. Brugerne heraf forventer typisk, at deres softwareleverandør eller it afdeling leverer de nødvendige systemopgraderinger, som gør dem i stand til at udarbejde de lovpligtige årsrapporter for deres kunder. 
  
• Den anden halvdel udarbejder årsrapporter i egenudviklede Excel eller Word modeller, som er udviklet af en regnskabskyndig revisor med it-flair, men uden nogen formel it-uddannelse. Den enkelte model tilpasses typisk kunden behov af den enkelte revisor på opgaven. Større ændringer foretages centralt, men er ofte en udfordring at få rullet ud i de kundetilpassede anvendelser.
  

Der er således stor forskel på hvor let systemerne og modellerne kan XBRL klargøres og dermed på investeringen. Følgende to situationer illustrerer nogle yderpunkter i branchen

• Revisor har udviklet sin egen regnskabsmodel i Excel. Stort set alle kunders regnskabsopstilling er over tid blevet kundetilpasset væk fra standardmodellen og skal derfor opgraderes manuelt af revisor. Det kræver god forståelse af XBRL teknikken, af E&S's løsning og en masse knofedt. Der skal endvidere købes en form for XBRL-plugin til f.eks. Excel, men det er ikke denne omkostning, som giver udfordringer. Det er den manuelle opdatering, som er meget tidskrævende og umiddelbart direkte underskudsgivende, medmindre revisor overvælter omkostninger til kunderne.
  
  Efter opdateringen har revisor dog opnået at have ensartede regnskabopstillinger (én model), som bygger på én struktur fra E&S (regnskabstaxonomien). Strukturen er låst og nemmere at vedligeholde. 
  Dette går dog først op for revisor efter øvelsen, som er endt med småforskelle på de reparerede kundefiler. Han ærgrer sig derfor over, at han ikke startede med at opgradere sin centrale excel model og begynde på en frisk for alle kunder. 
  
• Opgraderingen kan overdrages til en ekstern it leverandør, som centralt opdaterer modellen og automatisk distribuerer opdateringen ud til samtlige regnskabsopstillinger i netværkssamarbejdet. Opdateringen kombineres med automatisering af indsendelsesprocessen til E&S. Der opnås et fint afkast af investeringen.

 
For mange revisionsvirksomheder vil der være behov for at træne medarbejderne i de nye funktioner og processer, herunder i en eventuelt datakonvertering fra det gamle system. Dette kan som regel først ske når systemerne eller modellerne er blevet opgraderet og testede. 

Som følge af de regelmæssige lovændringer i krav til årsregnskaber og skatteregnskaber osv., har revisorer dog stor rutine i model- og systemændringer. Dette hænger sammen med, at der stort set ikke har været et år uden nye regnskabskrav eller -lempelser. Begge tilfælde medfører modelændringer og tilpasning af sammenligningstal m.v. Sådan undervisning følger dog revisionssæsonen og bliver planlagt i lang tid før den afholdes.

Erfaringen hos revisorerne er også stor når det gælder modeltilpasninger og datakonvertering, som stort set gennemføres hver gang der kommer en ny kunde. Denne rutine forudsætter dog, at medarbejderne arbejder med kendte systemer efter faste rutiner.

For de revisionsvirksomheder, hvor det bliver nødvendigt at skifte til et nyt regnskabsproduktionssystemet, kan det medføre et stort tidsforbrug til træning og efterfølgende datakonvertering.

Hvis overgangen til XBRL kan indarbejdes i firmaets sædvanlige system- og modelopdateringscyklus og træning indpasses i den obligatoriske undervisning, vil det alt andet lige blive meget billigere for de fleste at overgå til XBRL regnskaber. Dette forudsætter, at it-leverandørerne er klar med løsninger, som både passer til den lille og den store revisionsvirksomhed.

Det er tillige en forudsætning, at lovgivningen omkring ansvarsforhold for ledelse og revisor i forhold til XBRL regnskaberne er afklarede. Dette er ikke tilfældet endnu. Afklaringen skal være på plads før der revisionsfirmaerne kan tilpasse deres interne kvalitetssikringsprocedurer og uddanne revisormedarbejderne heri. 

Regnskabsbrugerne 
Denne gruppe vil helt klar opnår den største fordel ved XBRL implementeringen, da de fremover kan gennemgå og analysere regnskaberne maskinelt. Jo større forbrug af regnskaber, jo større er fordelen.

Dette omfatter hele gruppen af mellemhandlere af regnskaber, som i dag køber de officielle årsrapporter fra E&S og distribuerer dem til deres kunder. Flere af disse har i dag indtastninghold, som genindtaster oplysninger fra regnskaberne så kunderne kan få dem elektronisk. Risikoen for fejl i genindtastningen elimineres helt med XBRL og det er ikke længere nødvendigt, at udvælge et begrænset datasæt til indtastning, når hele regnskabet foreligger i XBRL. Overgangen til XBRL kan dog også medføre, at mellemhandlerne forretningsmodel kommer under pres, hvis de ikke tilbyder en merværdi udover genindtastning af regnskabsdata og distribution af papirregnskaberne.

Gruppen omfatter også offentlige myndigheder der forbruger regnskaber. E&S har dog udtalt, at de ikke selv får betydelige fordele, da deres interne processer er baseret på anvendelse af papirregnskaber for langt hovedparten af de modtagne årsrapporter. Det er således en meget begrænset del der udtages til nærmere gennemgang.

Herudover omfatter gruppen kreditgivere. Denne gruppe omfatter både finanssektoren og de enkelte virksomheder der giver kredit. Der er dog store forskelle i opfattelsen af hvor store fordele der opnås i denne gruppe, da lempelserne i regnskabskravene og dermed oplysningsniveauet i de officielle årsrapporter har medført, at mange pengeinstitutter i dag kræver flere regnskabsoplysninger fra deres låntagere, end de der fremgår af den officielle årsrapport.

Potentialet i denne gruppe er meget stort og må forventes yderligere udnyttet med tiden, f.eks.:

 - Ved overvejelser om ændring af lovgivningen, kan de virksomheder der giver regnskabsoplysninger efter de nuværende regler og omfanget fremfindes næsten lige så hurtigt som spørgsmålet kan formuleres.

 - Det bliver super simpelt at fremfinde alle regnskaber med en specifik oplysning, herunder forbehold i revisionspåtegningen mv.

 - Regnskaberne bliver langt lettere at sammenligne på tværs af selskaberne, da alle skal overholde kravene i taxonomien der er udstedt af E&S.

 - Nye lovkrav kan langt lettere implementeres via taxonomien og effekten kan meget let måles.

 - Da taxonomien er udarbejdet både på dansk og engelsk vil det blive lettere for udlændinge at læse danske regnskaber, hvilket gør Danmark mere attraktivt for udenlandske investorer.

Internationale erfaringer

Foreningen har via sit medlemsskab af XBRL International konstateret, at hønen og ægget problemstillingen også er aktuel i en række andre projekter.
 

De mange succesfulde implementeringer af XBRL, som bliver fremhævet på internationale konferencer m.v., er kendetegnet ved at løsningen er taget i anvendelse af alle aktører i rapporteringsforløbet. Det er typisk opnået ved at gøre det obligatorisk efter fristen herfor har været meldt i en længere periode.
 

De mindre succesfulde projekter er ofte kendetegnet ved, at ordningen er frivillig, men med utilstrækkelige incitamenter for aktørerne til frivilligt at gå i gang.
 

Af andre kendetegn kan nævnes:

• Projektets gevinster fordeles skævt
  Projekterne ejes typisk af en offentlig eller halvoffentlig myndighed, som har påvist at projektet giver tydeligt en stor samfundsmæssig økonomisk gevinst. Men gevinsten tilfalder kun i meget begrænset omfang de interessenter i markedet som skal investere i software for at blive klar til aflevering i XBRL.
   
• Projektejeren sætter sig selv i fokus
  Projektejeren har primært fokus på at realisere egne potentielle fordele og tager kun begrænset hensyn til at andre aktører i projektet, får tilstrækkelige incitamenter til at gå i gang af egen interesse.
   
• Projektet konkurrerer med andre løsninger
  Uanset om et projekt er kørt lige efter bogen og opfylder alle forudsætninger for succes, så kan konkurrerende løsninger medføre at successen udebliver.
   
  Det er sjældent konkurrence på samme rapportering, men kan være konkurrerende teknologier eller indberetningskanaler. Hvis f.eks. den ene myndighed kræver indbetning i XBRL, en anden i XML, en tredje i pdf eller papir og en fjerde kræver indtastning på en hjemmeside, så bliver det vanskeligt for den enkelte aktør at se fornuften i at investere i ny teknologi. Løsningen kræver ikke, at alle myndigheder skal overgå til kun at modtage indberetninger i XBRL. Men at de supplerer deres nuværende indberetningsmuligheder med en XBRL kanal.
   
• Projektets fremdrift går i stå pga. manglende faglig kompetance hos projektejer.
  XBRL er en it teknologi, som primært anvendes til at løsninger af regnskabsmæssige rapporteringsopgaver. Det stiller store krav til at projektteamet både har it-kompetancer, rapport faglige kompentancer herunder om den underliggende lovgivning som regulerer rapporteringen, kendskab til de faktiske rapporteringsprocesser hos aktørerne i markedet og deres softwareløsninger m.v.
   
Når et projekt mangler interne faglige kompetancer, er der adskillige eksempler på at projektteamet hentet ekstern hjælp ved at etablere frivillige arbejdsgrupper. XBRL organisationen bygger i høj grad på frivillige kræfter, og rigtigt, rigtig mange personer har brugt masser af energi i deres fritid på at hjælpe med offentlige projekter. En vigtig erfaring herfra, er at hvis projektet alene drives af frivillige kræfter, bliver det umuligt at styre projektets tidsplan.
 
Erfaringerne har vist, at hvis projektejer ikke selv har de faglige kompetencer eller budget til at hyre sådanne, så kan det afhjælpes ved at etablere en åben proces hvor frivillige kræfter involveres i løbende review ved udviklingen af projektets leverancer. Det giver samtidigt markedsindsigt i projektet og ofte en mere positiv modtagelse af projektets færdige løsninger.
 
• Projektets fremdrift går i stå pga. lovgivningen ikke er "e-parat".
En af kernefordelene ved XBRL, er at en rapportering nedbrydes i del-elementer, som hver især får en unik "stregkode", som anvendes af alle der skal rapportere. Ved oprettelsen af listen med del-elementer konstateres det ofte, at den lovgivning der regulerer rapporteringen ikke er tilstrækkelig klar i sin formulering og at der er overlappende definitioner mellem forskellige lovregler. Projektledelsen må derfor beslutte om den vil gå videre med en liste med ringe kvalitet eller afvente politisk forståelse til at ændre lovgivningen.

• Projektets fremdrift går i stå pga. manglende budget hos projektejeren
  Dette skyldes typisk, at projektejeren ikke har haft tilstrækkeligt kendskab til hvilke problemstillinger som projektet kan støde ind i på budgetansøgningstidspunktet.
  I nogle tilfælde hænger det også sammen med, at budgettet ikke står mål med ambitionerne hos projektejeren om at "gøre det rigtigt", så løsningen efterfølgende bliver lettere at sælge til markedsaktørerne. 
   
• Projektet afvises af markedet som helhed ved lancering
  Dette sker typisk når projektledelsen ikke har involveret markedsaktørerne tilstrækkeligt tidligt i processen, men har arbejdet med det ud fra en misforstået selvtilstrækkelighed. De eksterne interessenter gives først indsigt i projektet ved lanceringen af den færdige løsning.
  Afvisningen kan skyldes, at løsningen afspejler projektteamet har manglet faglige kompetencer.
  Afvisningen kan også skyldes, at projektet er lanceret før det var færdig, fordi projektledelsen har manglet budget, politisk vilje eller tålmodighed. 
   
• Projektets markedskommunikation er mangelfuld
  Det praksis at projektledelsen indledningsvist orienterer de berørte interessenter på markedet om projektets formål, leverancer, tidsplan og lanceringsplan i hovedtræk. Dette giver mulighed for, at interessenter dels afgiver kommentarer, dels holder sig selv og øvrige aktører orienteret.
  Såfremt projektet løber ind i problemer som medfører ændringer til projektet, der berører interessenterne, er det vigtigt at kommunikere dette klart ud til markedets interessenter.
   
  Der er en generel tendens til at de af markedets interessenter, som følger med i XBRL udviser stor forståelse for forsinkelser der skyldes, at projektledelsen stædigt kæmper for at levere en løsning med et højt ambitionsniveau. 
   
  Hvis der opstår forsinkelser, som derimod ikke kommunikeres ud, er der en klar tendens til at interessenterne begynder at tvivle på projektet gennemførelse samt projektledelsens kompetancer og opbakning i deres bagland. Denne tendens er gældende uanset, at interessenterne ikke kender årsagen til forsinkelserne og uden hensyn til om projektledelsen har haft mulighed for at påvirke årsagerne til forsinkelserne eller ej. 
   
• For tidlig eller for sen kommunikation
  I et enkelt tilfælde er det set, at en myndighed har valgt at fastsætte deadline for obligatorisk anvendelse af XBRL med meget langt varsel på 5-6 år. Da det samtidigt var noget så kedeligt som en selvangivelse, var det stort set kun de markedsinteressenter der nøje fulgte XBRL udviklingen eller det konkret projekt, som tog notits af denne udmelding.
  Hovedparten af interessenterne udlod at gøre noget ved det, før der var mindre end 2 år til deadline for obligatorisk aflevering.
   
  Et andet projekt valgte at melde XBRL ud som obligatorisk aflevering for officielle, reviderede regnskaber med ca. halvandet års varsel. Her var der omgående en negativ markedsreaktion på, at dette var for kort frist. Myndigheden valgte efterfølgende at fastholde fristen for regnskabsaflevering, men at udskyde kravet om at det skulle være reviderede regnskaber. Årsagen hertil er, at der ikke findes en standard for revision af XBRL regnskaber. Det er således uklart hvad revisor skal gøre, hvordan revisor skal dokumentere sit arbejde, hvilken erklæring der kan afgives og hvilket ansvar revisor har overfor regnskabsbrugerne.
  
  Forskellen på de to projekter er blandt andet:
   - Selvangivelsen reguleres af nationale regler, som relativt let kan ændres.
   - Selvangivelsen er fortrolig mellem afsender og SKAT.
   - Hvis der er fejl i selvangivelsen beregnes skaden af de to parter.
   - Revision følger internationale standarder af hensyn til de globale finansmarkeder.
   - Reviderede regnskaber er offentligt tilgængelige
   - Hvis der er en fejl i et revideret regnskab, er det nærmest umuligt at tilbagekalde. 
     Det er umuligt at beregne opgøre hvem der evt. har lidt skade, før de henvender sig. 
     Det at vanskeligt at opgøre skaden som er lidt af investorer og kreditgivere 
   
  Den europæiske revisorforening har nyligt udsendt et XBRL Policy statement, som kort forklarer ansvarsproblemet: 
   - Revisor erklærer at årsregnskaber giver et retvisende billede. (Ligesom ledelsen)
   - Det retvisende billede er knyttet til et papirregnskab, som har et entydig udtryk.
   - Et XBRL regnskab består af data, som kan sammensættes til mange forskellige billeder.
   - Der er ingen international standard som passer til revision XBRL regnskaber
   
  Den Amerikanske og Japanske revisorforening mfl. har samme holdning, men går et skridt videre:
   - Det er muligt at XBRL medfører en ændring af hele revisionsmodellen, fra revision af regnskabet som helhed, til revision af hver enkelt del-oplysning i årsregnskabet.
   - Det tvivlsomt om markedet efterspørger og vil betale for en sådan ændring
   
Ovennævnte illustrerer tydeligt, at selvom to projekter umiddelbart ligner hinanden, så kan der i praksis være stor forskel på kompleksiteten i de to løsninger. Hvilket kan medføre betydelig forskel i markedets behov for omstillingstid til aflevering i XBRL.