XBRL Denmark

Denne artikel er oprindeligt udsendt som et nyhedsbrev fra Foreningen Registrerede Revisorer FRR den 14. april 2008 til foreningens medlemmer. Artiklen er gengivet uredigeret med venlig tilladelse fra FRR, og er forfattet af foreningens erhvervspolitiske direktør, Michael Rugaard.
FRR har været medlem af XBRL.dk, siden foreningen blev etableret.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har sat en ny løsning for modtagelse af digitale årsrapporter i drift. Løsningen kan også håndtere indberetning af regnskabsdata til Danmarks Statistik. FRR forventer, at brugen af løsningen bliver gjort obligatorisk inden for en kortere årrække, når teknologien er klar ude hos revisorer og virksomheder.

Digitaliseringen rammer nu – igen – årsrapporterne. På virk.dk kan man finde Erhvervs- og Selskabsstyrelsens (E&S) seneste modtageløsning for digitale årsrapporter. Gennem den kan man uploade og indsende årsrapport for et selskab i regnskabsklasse B. Koncernregnskaber kan dog ikke håndteres endnu. Senere vil ordningen blive udvidet, så koncerner og de større regnskabsklasser bliver dækket.

Løsningen er gennem det sidste års tid blevet testet for E&S af BDO Scanrevision, som har leveret godt 500 testregnskaber til løsningen. E&S mener, at løsningen nu er stabil nok efter en kortere periode med driftsvanskeligheder.

Til forskel fra den forrige løsning er det nu hele årsrapporten, der skal indsendes. Tidligere var det kun de oplysninger, der fremgik af årsregnskabslovens skemaer. De digitale årsrapporter skal afleveres i et bestemt dataformat, kaldet XBRL. Man kan altså ikke nøjes med at indsende en Word- eller en pdf-fil.

Der sker en it-teknisk validering af den uploadede årsrapport og et tjek af, om visse centrale informationer er til stede (f.eks. CVR-nr). Der gennemføres ikke andre kontroller. Herefter udfærdiger løsningen en pdf-version af årsrapporten, som også lagres, og som kan ses af indsenderen. Indsender kan herefter vælge endeligt at godkende indsendelsen eller blot at lade den ligge som en kladde.

Vælger man at aflevere endeligt, får man, ganske som hvis man havde afleveret på papir, et brev fra styrelsen med kvittering for indsendelsen. Den del håndteres nemlig stadig af styrelsens gamle produktionssystem.

Et digitalt regnskab har ikke noget fast udseende. Det varierer med brugen af det. Til nogle formål skal man kun bruge enkeltdata fra regnskabet, i andre tilfælde aggregerer man regnskabsdata på tværs af virksomheder og i andre tilfælde igen vil man se hele årsrapporten for et givent firma. I sidste tilfælde er det vigtigt, at visningen altid er ens. Når man uploader en årsrapport til E&S’ modtageløsning, får den som udgangspunkt et standardudseende, som en gang for alle er fastsat af styrelsen. Alle regnskaber bliver dermed i alle henseender ens i deres grafiske udtryk.

Hvis man ikke er tilfreds med det, giver løsningen mulighed for, at man kan vedhæfte sit eget såkaldte ”style sheet”, samtidig med at man indsender årsrapporten. Style sheet’et er endnu et it-teknisk dokument, som fortæller, hvordan den digitale årsrapport skal se ud, når den vises i sin helhed som pdf-fil. Style sheet-teknologien er i forbindelse med digitale årsrapporter uhyre kompliceret selv for trænede teknikere, og det vil være meget bekosteligt for den individuelle revisor eller virksomhed i øvrigt at udfærdige et sådant.

Afleveringsløsningen håndterer, at der kan være forskel på den, der udarbejder og indsender regnskabet, og den, der skal indestå for underskrifterne på det. Man – f.eks. revisor – kan nemlig uploade regnskabet som kladde, hvorefter en anden person kan gå ind og se og godkende indsendelsen af regnskabet.

Samtidig med indberetningen til E&S kan man aflevere data til Danmarks Statistiks (DST) regnskabsstatistik for de selskaber, der er udtrukket til den. Man kan vælge at lave to indberetninger – som hidtil – eller at lægge alle data i samme dokument og indberette det. De to myndigheder har nemlig samordnet deres data, og indberetningsløsningen håndterer at sende de relevante data til henholdsvis E&S og DST. Senere på året kommer selskabsselvangivelsen fra SKAT også til, og håndteringen vil fungere på samme måde. Det forventes, at brugen af indberetningsløsningen vil blive gjort obligatorisk – i hvert fald for årsrapporternes vedkommende. E&S har i dag hjemmel til at stille det krav, men har ikke villet gøre brug af den endnu. Styrelsens direktør har dog udtalt, at han forventer, at det vil ske inden for en kortere årrække. SKAT har også til hensigt at gøre sine digitale løsninger obligatoriske for virksomhederne.

De fleste revisorer vil imidlertid ikke umiddelbart kunne bruge løsningen - endnu. Der er nemlig ikke meget regnskabs- og revisionssoftware, som understøtter XBRL-standarden fuldt ud endnu. Foreløbig forventes der at komme fuld understøttelse i produkter som Navision og måske C5 fra Microsoft samt i IT Revisor fra Focus IT. Større pakker som SAP og Caseware har hel eller delvis XBRL-understøttelse i dag. Derudover findes der en række enkeltstående produkter, som man manuelt kan opbygge XBRL-indberetninger gennem. Med tredjepartsprodukter kan f.eks. Excel udvides til at kunne håndtere standarden.

I FRR forventer vi, at softwareleverandørerne vil implementere XBRL-standarden fuldt ud i deres produkter, hvis det bliver meldt klart ud, at brugen af XBRL bliver obligatorisk fra en given dato.

Ved århundredeskiftet så en speciel it-teknisk standard for finansiel information dagens lys. Den blev udviklet i et internationalt samarbejde med en betydelig amerikansk dominans. Standarden fik navnet XBRL, som vel mest giver mening for it-folk. Det står for eXtensible Business Reporting Language – eller ”udvideligt forretningsrapporteringssprog” på dansk.

Den første anvendelse er nyttig i forbindelse med at give klare beskrivelser af, hvad der konkret skal indberettes i en given sammenhæng. Et paradigme kan f.eks. være for årsrapporter i klasse B eller for løbende regnskabsindberetninger til en bank.

Den anden anvendelse forudsætter den første og bruges til at foretage de konkrete indberetninger med – eller til finansanalyser, benchmarking, sammenligning over tid, men også til nyere ting, som f.eks. oversættelser.

En taxonomi indeholder beskrivelsen af de dataelementer, der indgår i en indberetning. Taxonomien beskriver datatypen for hvert enkelt element (tid, kroner, tekst, heltal etc.), og den angiver elementets navn, som det vises for slutbrugeren på op til flere sprog. Derudover kan den indeholde referencer til lovgivning, valideringsregler og sammentællingsregler for hvert enkelt dataelement. Der er rigtig mange spændende features i en taxonomi, som kan vise sig at blive nyttige i fremtiden.

I Danmark er der udarbejdet en ”taxonomi” for årsrapporter for klasse B-virksomheder. I den er indarbejdet de yderligere data, som Danmarks Statistik kræver til sin regnskabsstatistik. Senere i 2008 indarbejdes de yderligere data, som SKAT kræver gennem selskabsselvangivelsen. Alle dataelementer har også engelske navne, så en stor del af en given årsrapport er allerede oversat, inden den er udarbejdet. Desværre indeholder taxonomien ikke så mange af de andre smarte features, som f.eks. reference til lovgivning. Det kunne ellers være nyttigt for både udarbejdere og brugere af regnskaberne.

Taxonomien vil løbende blive opdateret, efterhånden som lovgivningen udvikler sig. Formentlig vil en taxonomi være gyldig for et kalenderår ad gangen, men E&S har ikke meldt nærmere ud herom.

For at udarbejde en digital årsrapport skal man råde over XBRL-parat software samt den danske årsregnskabstaxonomi fra E&S. Taxonomien kan hentes samme sted, hvor man afleverer regnskabet.

Taxonomien skal indlæses i den XBRL-parate software, og så begynder en delikat proces med at ophægte taxonomiens dataelementer på de relevante konti i et givent regnskab og opstille den rigtige periode. Metoden varierer fra softwareprodukt til softwareprodukt. Nogle softwareprodukter håndterer noter og tekstfelter, andre gør endnu ikke. Det vil under alle omstændigheder være hensigtsmæssigt at have en ensartet kontostruktur for sine kunder, da der ellers skal foretages en individuel ophægtning for hver enkelt af dem.

Når alle de relevante elementer er hægtet op, kan den digitale årsrapport genereres. Data fra konti vil blive genereret automatisk, alt det øvrige vil skulle udfyldes manuelt inden genereringen. Det færdige produkt er en enkelt fil, som kan læses og vises af XBRL-parat software. Man kan også – hvis man er meget tålmodig – læse dokumentet og dets koder i sin browser eller en tekst-editor.

Det er de samfundsmæssige gevinster for især regnskabsbrugerne, som motiverer arbejdet med at digitalisere regnskabsaflæggelsen i Danmark. Der bruges en del ressourcer på at taste regnskabsdata ind hos banker, analytikere, dataleverandører som KOB m.fl., og når der sker genindtastninger, sker der fejl, som forringer datas kvalitet. Hertil kommer, at det kun er en del af regnskabsdata, som genindtastes, så med en komplet digitalisering vil mange flere data blive til rådighed for maskinel behandling. Hensigten er at skabe en ubrudt digital fødekæde fra virksomhedens bogholderi og gennem revisor og myndighed frem til bankrådgiveren eller aktieanalytikeren. I dag bliver denne kæde brudt ved afleveringen af et papirregnskab til E&S.

Forventningerne til den maskinelle behandling af data er store. Banker vil kunne automatisere kreditgivningsprocesser, myndigheder vil kunne strømline godkendelsesprocesser, og analytikere og småsparere over hele verden vil umiddelbart kunne sammenstille regnskabsdata på kryds og tværs.

Nogle forventer, at også regnskabsaflæggerne vil kunne høste gevinster. Mange produktivitetsgevinster i servicebranchen hentes nemlig i trimningen af de medgående arbejdsprocesser, og her spiller it en central rolle. Små virksomheder i Danmark får ofte deres revisor til at udarbejde regnskaberne for sig, og derfor har revisorerne en enestående mulighed for at tilrettelægge en komplet digital proces. I hvert fald et af de store internationale revisionsfirmaer i Danmark arbejder i dag med at digitalisere produktionen af små og mellemstore selskabers regnskaber, således at også afleveringen til E&S bliver digital.

I løbet af de næste par år vil man kunne aflevere digitale årsrapporter uden om E&S’ web-baserede og manuelle løsning. I stedet vil man kunne benytte system til system-kommunikation og sende mange årsrapporter af sted samtidigt. Man må forvente, at den løsning håndterer at give digitale kvitteringer til indsender. Når den løsning er på plads, er der basis for at digitalisere processen for i hvert fald de store spillere.

I hvert fald siden en gang i 1990’erne har E&S arbejdet på at digitalisere de danske årsrapporter. Mange løsninger har set dagens lys, og fælles for dem alle har været, at de var teknologisk langt fremme i skoen – og at de aldrig blev udbredt. De var også baseret på, at brugerne skulle genindtaste data, hvilket nok har været en væsentlig forhindring for deres udbredelse.

På en række andre områder har styrelsen haft held til at digitalisere indberetningerne. Webreg, Revireg, Næringsbase, Hjemmeservice og Søndagsåbent er nogle af eksemplerne. Fælles for dem er, at de er blevet udbredt. Webreg ad frivillighedens vej, de øvrige støttet af lovgivningen.

Det seneste bud fra E&S på regnskabsområdet er også teknologisk båret. Styrelsen forventer, at denne gang er lykkens gang, fordi man nu anvender en internationalt anerkendt standard, som vil vinde indpas i brugernes egen software.

Der er stiftet en international organisation, XBRL International, som skal videreudvikle og promovere XBRL-standarden. Organisationen har en række nationale afdelinger, de såkaldte ”jurisdictions”. FRR er medstifter af ”XBRL Denmark”, hvor også FSR, E&S, Finansrådet, de fire store revisionshuse samt flere centrale softwarehuse er med. FRR har en bestyrelsespost i foreningen.

Et krav om digitalisering af årsrapporterne vil have stor betydning for, hvordan arbejdsprocesserne bør tilrettelægges i revisionsvirksomhederne. FRR’s Fremtidsudvalg vil derfor behandle teknologiens betydning for revisionsvirksomhederne som et tema.